第一條 學(xué)校辦公樓會議室是學(xué)校舉行會議和公務(wù)活動的重要場所。 為進(jìn)一步加強(qiáng)規(guī)范化管理， 提高使用效率， 更好地提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)， 制定本規(guī)定。
第二條 會議室使用范圍
學(xué)校辦公樓現(xiàn)有 4 個中型會議室和 2 個小型會議室， 僅供學(xué)校舉行會議和開展公務(wù)活動使用， 原則上不提供由各單位主辦或承辦的有償活動使用， 由校辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理和協(xié)調(diào)使用， 其分布及使用范圍如下：
一會議室（304 室， 多媒體， 31 座） :主要用于召開黨委常委會以及校領(lǐng)導(dǎo)召集的有關(guān)專題會議等。
二會議室（335 室， 多媒體， 43 座） :主要用于召開校長辦公會、 視頻會議、 上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)及兄弟單位領(lǐng)導(dǎo)同志來?？疾臁z查、 調(diào)研舉行的會議， 學(xué)校重要活動、 重要接待以及對外交流等。
三會議室（327 室， 8 座） :主要用于校領(lǐng)導(dǎo)召集的有關(guān)專題會議及臨時安排的小型會議等。
接待室（310 室， 12 座） :主要用于學(xué)校規(guī)模較小的重要活動、 重要接待以及對外交流等會議。
205 會議室（多媒體， 66 座） :主要用于學(xué)校規(guī)模較大的重要活動和重要接待， 機(jī)關(guān)各部、 處召開的相關(guān)工作會議等。
108 會議室（39 座） :主要用于機(jī)關(guān)各部處召開的相關(guān)工作會議， 對口接待校外單位等。
第三條 會議室使用時間
上午 8： 00---11： 30 下午 14： 30---17： 30
第四條 會議室借用程序
（一） 使用單位申請
1.校內(nèi)各單位使用會議室， 需提前通過辦公自動化系統(tǒng)向校辦公室預(yù)約申請（大型會議提前 5 天， 一般會議提前 2 天）， 申請的主要內(nèi)容包括會議內(nèi)容、 規(guī)模、 使用時間、 場地要求等情況。
2.因未辦理申請登記手續(xù)、 申請登記不及時或不明確而造成會議延誤等后果， 由會議承辦單位負(fù)責(zé)。
（二） 校辦公室審批安排
1.校辦公室根據(jù)各單位的借用需求， 結(jié)合“校領(lǐng)導(dǎo)一周工作安排” 統(tǒng)一安排會議室。
2.若各單位預(yù)定的會議室與學(xué)校臨時安排的重要會議發(fā)生沖突， 由校辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)， 使用單位須服從校辦公室統(tǒng)一調(diào)度。
3.優(yōu)先審批原則： 列入學(xué)校年度工作計劃的會議優(yōu)先審批；全校性會議優(yōu)先審批； 外事及涉港澳臺活動優(yōu)先審批； 上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)考察、 檢查、 調(diào)研優(yōu)先審批； 學(xué)校臨時安排的重要會議優(yōu)先審批。
（三） 使用會議室
1.使用單位自主開展會前準(zhǔn)備、 會議管理等會務(wù)工作。
2.任何單位不得超越申請范圍使用未經(jīng)審批的會議室。
3.使用單位不得外借會議室內(nèi)儀器設(shè)備及桌椅等物資。
4.申請單位因故取消使用會議室， 應(yīng)至少提前一天告知校辦公室， 以免影響其他單位借用會議室。
（四） 會議室用后驗收
校辦公室對各會議室進(jìn)行會后驗收。
第五條 會議室使用管理職責(zé)
（一） 校辦公室職責(zé)
1.負(fù)責(zé)校辦公樓會議室的審批和統(tǒng)一調(diào)度。
2.負(fù)責(zé)校辦公樓會議室及附屬設(shè)備設(shè)施的日常管理與維護(hù)。協(xié)調(diào)實驗室建設(shè)與設(shè)備管理處、 后勤與房地產(chǎn)管理處、 校園信息化建設(shè)與管理辦公室、 后勤服務(wù)總公司等相關(guān)部門做好會議室房屋、 設(shè)備維護(hù)、 維修和保潔工作。
3.負(fù)責(zé)校辦公樓會議室的茶水準(zhǔn)備。
（二） 使用單位職責(zé)
1.負(fù)責(zé)會場布置、 設(shè)備調(diào)試、 接待、 茶水服務(wù)、 會議記錄等具體會務(wù)工作。
2.使用會議室時， 遵守公共禮儀， 維護(hù)辦公環(huán)境， 避免影響會議室周邊單位及工作人員的正常工作。
3.使用會議室時， 做好會議室的防火、 防盜、 用電等安全工作。 愛護(hù)會場設(shè)備， 不得外借、 挪用或帶出室內(nèi)設(shè)備， 使用單位如有損壞或丟失會議室設(shè)備設(shè)施及配置物品， 應(yīng)原價賠償或重置。
4.會議室使用完畢， 做好會后清理工作， 撤除橫幅等標(biāo)語標(biāo)牌， 將設(shè)備設(shè)施擺放整齊， 關(guān)閉所有設(shè)備、 電源及門窗， 并與校辦公室交接， 做好會后驗收工作。
第六條 各單位使用會議室必須遵守上述有關(guān)管理規(guī)定， 對于不按規(guī)定使用會議室的單位， 校辦公室將酌情限制其申請使用會議室。
第七條 本規(guī)定自公布之日起實施。 由校辦公室負(fù)責(zé)解釋。
