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第一章 總 則

第一條為加強(qiáng)學(xué)校會(huì)計(jì)檔案管理,有效保護(hù)和合理利用會(huì)計(jì)檔案,根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》

（財(cái)政部、國(guó)家檔案局令第79號(hào)）等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我校實(shí)際情況，制定本辦法。

第二條會(huì)計(jì)檔案是指在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。

第三條檔案與校史館（以下簡(jiǎn)稱檔案館）和計(jì)劃財(cái)務(wù)處（以下簡(jiǎn)稱計(jì)財(cái)處）共同負(fù)責(zé)學(xué)校會(huì)計(jì)檔案的管理工作。

檔案館會(huì)計(jì)檔案管理職責(zé)：1.會(huì)同計(jì)財(cái)處建立和完善會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利

用和鑒定銷毀等管理制度。 2.按規(guī)定接收并歸檔各單位移交的會(huì)計(jì)檔案。

3.負(fù)責(zé)對(duì)已移交會(huì)計(jì)檔案的管理、利用、組織鑒定和銷毀等工作。

計(jì)財(cái)處會(huì)計(jì)檔案管理職責(zé)： 1.負(fù)責(zé)計(jì)財(cái)處會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、立卷工作。

2.負(fù)責(zé)移交前會(huì)計(jì)檔案的保管和利用。

3.按規(guī)定時(shí)限將會(huì)計(jì)檔案移交給檔案館。

4.協(xié)同參與會(huì)計(jì)檔案鑒定和銷毀等工作。

第二章 會(huì)計(jì)檔案的保管

第四條會(huì)計(jì)檔案應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，出納人員不得兼任會(huì)計(jì)檔案管理工作。

第五條 下列會(huì)計(jì)資料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔：

（一）會(huì)計(jì)憑證，包括原始憑證、記賬憑證；

（二）會(huì)計(jì)賬簿，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬及其他輔助性賬簿;

（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告;

（四）其他會(huì)計(jì)資料，包括在職職工、離退休職工工資冊(cè)、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表等其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。

第六條同時(shí)滿足下列條件的，單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會(huì)計(jì)資料可僅以電子形式保存，形成電子會(huì)計(jì)檔案：

（一）形成的電子會(huì)計(jì)資料來源真實(shí)有效，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸；

（二）使用的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀 取電子會(huì)計(jì)資料，能夠輸出符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會(huì)計(jì)憑證、 會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序；

（三）使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用

電子會(huì)計(jì)檔案,符合電子檔案的長(zhǎng)期保管要求，并建立了電子會(huì)計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的檢索關(guān)系；

（四）采取有效措施，防止電子會(huì)計(jì)檔案被篡改；

（五）建立電子會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞葜贫?，能夠有效防范自然?zāi)害、意外事故和人為破壞的影響；

（六）形成的電子會(huì)計(jì)資料不屬于具有永久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案。

第七條計(jì)財(cái)處按照歸檔范圍和要求，定期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會(huì)計(jì)資料整理立卷，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。

第八條為方便查閱，當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可由計(jì)財(cái)處臨時(shí)保管 1 年，再移交檔案館保管。

因工作需要確需推遲移交的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案館審批同意，計(jì)財(cái)處協(xié)助檔案館臨時(shí)保管會(huì)計(jì)檔案最長(zhǎng)不超過 3 年。

第九條計(jì)財(cái)處向檔案館移交會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)當(dāng)由雙方專人辦理，雙方單位負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督。

計(jì)財(cái)處應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限和已保管期限等內(nèi)容。交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)督人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽名并加蓋所在部門公章。

紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝。電子會(huì)計(jì)檔案移

交時(shí)應(yīng)當(dāng)將電子會(huì)計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當(dāng)

符合國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交。

第十條存放會(huì)計(jì)檔案的地方要符合防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光的“八防”安全要求，配備相 關(guān)物質(zhì)設(shè)施和場(chǎng)地，會(huì)計(jì)檔案庫(kù)房要安裝視頻監(jiān)控等安全措施， 并確保設(shè)備運(yùn)行正常。嚴(yán)格執(zhí)行安全保密制度，不得任意堆放、嚴(yán)防毀損、散失和泄密，確保會(huì)計(jì)檔案的安全。

第十一條會(huì)計(jì)檔案要按順序整齊擺放，妥善保管。為查閱方便，對(duì)不同類型的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)按照科學(xué)分類方法進(jìn)行分類， 即根據(jù)賬、表、單證等不同類型的檔案分類編碼保管，固定地排 列在檔案箱、柜中。箱、柜外應(yīng)加貼標(biāo)簽，標(biāo)明所存檔案內(nèi)容。

第三章 會(huì)計(jì)檔案的調(diào)閱與利用

第十二條會(huì)計(jì)檔案的調(diào)閱要建立規(guī)范的管理與登記制度。借閱檔案時(shí)必須詳細(xì)登記調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案名稱、調(diào)閱時(shí)間、調(diào)閱人單位、姓名，調(diào)閱理由、歸還日期等。查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。

第十三條會(huì)計(jì)檔案一般不得對(duì)外借出。確因工作需要借出的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)學(xué)校分管校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。借用單位及人員應(yīng)當(dāng)妥善保管和利用借入的會(huì)計(jì)檔案，確保借入會(huì)計(jì)檔案的安全完整，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。

第十四條會(huì)計(jì)檔案的利用方式為查閱、復(fù)印、拍照等。校

內(nèi)職工和在校學(xué)生查詢利用會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)提交由單位（項(xiàng)目）負(fù)責(zé)人簽字并加蓋所在單位公章的會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表，并經(jīng)計(jì)劃財(cái)務(wù)處業(yè)務(wù)主管審核，方可憑本人校園卡查閱。代為他人查詢利用的，還需持委托人身份證復(fù)印件和委托書。

非本單位人員調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)提交會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表， 并經(jīng)計(jì)劃財(cái)務(wù)處分管處領(lǐng)導(dǎo)審批，查詢過程中須有學(xué)校財(cái)務(wù)人員陪同。

第十五條利用會(huì)計(jì)檔案者應(yīng)對(duì)檔案的安全、完整負(fù)責(zé)，并做好檔案的保密工作，嚴(yán)禁傳播、增刪、污損、涂改、撕毀、轉(zhuǎn)借和丟失，違者將視情節(jié)輕重予以嚴(yán)肅處理，情節(jié)特別嚴(yán)重的將追究法律責(zé)任。

第十六條會(huì)計(jì)檔案及其復(fù)制件需要攜帶、寄運(yùn)或者傳輸至境外的，應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第四章 會(huì)計(jì)檔案的保管期限

第十七條會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為 10 年和 30年，本辦法規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限。

會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。

第十八條 各類會(huì)計(jì)檔案的保管期限：

、

第五章 會(huì)計(jì)檔案的銷毀

第十九條學(xué)校應(yīng)當(dāng)定期對(duì)已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒 定,并形成會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書。經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限；對(duì)保管期滿，確無保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，可以銷毀。

第二十條會(huì)計(jì)檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由檔案館牽頭，組織學(xué)校財(cái)務(wù)、審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等單位人員共同進(jìn)行鑒定。

第二十一條經(jīng)鑒定可以銷毀的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)按照以下程序銷毀：

（一）檔案館編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明擬銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時(shí)間等內(nèi)容；

（二）檔案館、計(jì)財(cái)處單位負(fù)責(zé)人及經(jīng)辦人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見；

（三）檔案館負(fù)責(zé)組織會(huì)計(jì)檔案銷毀工作，并與計(jì)財(cái)處、審計(jì)處共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會(huì)計(jì)檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)；在會(huì)計(jì)檔案銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名并蓋章。

電子會(huì)計(jì)檔案的銷毀還應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家有關(guān)電子檔案的規(guī)定，并由學(xué)校檔案館、計(jì)財(cái)處和信息化辦共同派員監(jiān)銷。

第二十二條保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會(huì)計(jì)憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的會(huì)計(jì)憑證不得銷毀，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出